Desde el pasado 12 de mayo de 2019, las empresas están obligadas por ley a facilitar a sus empleados un método para fichar en el trabajo. Se trata de una media que el Gobierno de Pedro Sánchez ha decidido implantar tras reuniones con sindicatos y otros agentes sociales, con el fin de evitar la explotación laboral y motivar que los trabajadores cobren las horas extras que les pertenezcan. A pesar de la controversia que suscitó dicha medida, lo cierto es que ya es una norma implantada. Fuentes ministeriales aseguran que habrá un periodo para que las empresas puedan consensuar con la plantilla la herramienta de control horario de los empleados que más interese a todos. No cumplir con la norma puede suponer sanciones importantes. En este post vamos a resumirte los puntos principales de esta Ley y, también, te hablaremos de una solución perfecta para tu empresa, la app Fichar en el Trabajo.
Un Real Decreto Ley que supone una pequeña reforma laboral
Cuando llegaron a la Moncloa, Pedro Sánchez y su gabinete tenían muy claro que una de las luchas del Gobierno sería la de evitar la explotación laboral. Para ello estuvieron trabajando junto con los agentes sociales en una medida que acabara con las horas extras no pagadas y encubiertas, y con la actividad de aquellos empresarios que no coticen por todo el tiempo que los empleados trabajan realmente.
Es por eso que, el 8 de marzo de 2019, la Ministra de Trabajo, Magdalena Valerio, anunciaba que el control de las horas de trabajo iba a ser efectivo a través del Real Decreto Ley 8/2019. Con su publicación en el BOE el 12 de marzo, quedaba establecida una reforma del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, por la cual los empresarios debían registrar los horarios de sus trabajadores de entrada y salida. Y no solo eso, sino que, además, debían archivar esos registros durante 4 años, estando siempre a disposición del propio trabajador, de los representantes del mismo y de los funcionarios de la Seguridad Social e Inspectores de Trabajo.
¿Qué puntos hay que tener en cuenta de esta Ley de control de personal y sus horarios?
Esta es una norma de obligado cumplimiento para todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño, de su objeto social o de la actividad laboral a la que se dediquen. Por ello, la mayoría de empresas han tenido dificultades para adaptarse a sus requerimientos: no todas las iniciativas tienen las mismas necesidades en ese sentido, ni todas pueden llevar ese control de la misma manera. Tanto es así que incluso el Gobierno aseguró que esperaría dos meses a partir del 12 de mayo antes de imponer sanciones a las compañías que no llevasen un registro de las jornadas, siempre y cuando pudieran demostrar que estaban buscando el mejor método según su naturaleza, y negociando con los representantes de los trabajadores.
A continuación te resumimos los puntos más importantes de esta Ley, que todos, tanto empresarios como trabajadores, debemos conocer.
Cómo es el control de horas de trabajo
La reforma laboral impulsada por el Gobierno en funciones supone un cambio en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. El Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, que lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, obliga a las empresas a garantizar el registro de la jornada de cada una de las personas que trabajan allí. El mismo debe incluirse la hora de entrada y la de salida. En ningún caso ésto debería suponer un perjuicio para aquellos empleados que gocen de flexibilidad horaria.
En el RD Ley 8/2019 se establece, además, que como mínimo el registro del control de horarios de los empleados debe incluir a qué hora comenzó su jornada y a la que finaliza. Pero esto no supone un problema para las empresas que también quieran registrar, con la misma herramienta, los descansos dentro de la jornada que tiene cada trabajador.
Un dato importante a tener en cuenta es que la empresa es la responsable de que se realice ese registro de manera diaria. Así, debe poner los medios oportunos para que los empleados registren su jornada, y velar para que así lo hagan.
Todos los informes han de archivarse durante 4 años. Durante ese tiempo, tanto el trabajador como el representante de los trabajadores, o los funcionarios públicos de la Seguridad Social y de la Inspección de Trabajo, deben tener acceso a ellos.
Todos los trabajadores deben hacer el registro
No importa el puesto ni la responsabilidad que tengan dentro de la empresa, ni tampoco la duración o la forma de contrato. Cualquier empleado de la misma debe llevar el control de las horas de trabajo tal y como señala la Ley. Y este es uno de los puntos más controvertidos, ya que hay muchos que no están en una ubicación determinada, siendo el registro de sus jornadas más complicado. A no ser, eso sí, que se cuente con una herramienta como Fichar en el Trabajo que permita hacerlo desde cualquier tipo de dispositivo siempre y cuando tenga una conexión a Internet activa.
Qué es lo que se registra
Fueron muchas las voces que desde el colectivoempresarial pedían registrar solo el tiempo efectivo de trabajo. Pongámonos en situación: una empleada de una empresa de limpieza que durante su jornada va trasladándose de una oficina a otra ¿qué horas debe registrar? Algunos decían que solo aquellas en las que estuviera haciendo su trabajo, limpiar, pero sin incluir las de los desplazamientos. En estos casos los legisladores han sido muy explícitos. Debe registrarse todo aquel tiempo en el que el trabajador esté a disposición de la empresa. Y el desplazamiento de la señora se incluye dentro de ese tiempo, pero no si se para a hacer la compra para su propia casa.
Los mecanismos para registrar las jornadas de trabajo
Esta es otra de las partes de la Ley que modifica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Y es que no hay un modelo único señalado, sino que las empresas deben tenerlo y pueden decidir cuál es el que mejor se adapta a sus protocolos, consensuándolo con los representantes de los trabajadores.
Precisamente, ese consenso que se debe alcanzar ha sido uno de los motivos por los que el Ministerio de Trabajo anunció que las empresas dispondrán de 2 meses antes de que se comience a sancionar a aquellas que no tengan registro de control de horarios. La empresa deberá demostrar que está hablando con los agentes y representantes para encontrar la mejor solución para que todos puedan cumplir con la normativa pero sin que haya perjuicio para los empleados. En caso de no llegar a un acuerdo, será la empresa la que decidirá, finalmente, la organización del control de las jornadas.
Las opciones para organizar el control de los horarios más allá del reloj para fichar
¿Recuerdas aquellos relojes que existían en las fábricas que marcaban el inicio y el final de la jornada laboral con un silbido? Es muy habitual, en las películas ambientadas en la revolución industrial de la primera mitad del siglo XIX, ver cómo los obreros llegaban a las fábricas, se ponían el mono de trabajo y pasaban su tarjeta por el reloj de fichar, un aparato que marcaba a través de una muesca su registro de entrada. A la salida, lo mismo.
Pues esta imagen seguirá siendo un recuerdo vivo porque las nuevas tecnologías ofrecen nuevos métodos para hacerlo, más adaptados a las necesidades de la empresa de hoy en día.
La Ley no indica si el registro ha de hacerse de forma manual (con un papel en el que el trabajador apunte la llegada y la salida, que firma y entrega a final de mes a sus superiores); de forma electrónica (un aparato con una tarjeta parecida a la que hablábamos y que registra las horas de entrada y salida); o digital (un fichaje a través de una aplicación que almacena los datos de registro online). Es por esto que las empresas pueden elegir el método que más les convenga. Entre ellos, destacamos:
– La hoja de papel que comentábamos anteriormente. Un folio con un cuadro en el que vienen reflejados los días del mes, la hora de entrada y la de salida. El propio empleado va registrando la hora en la que entra, a la que se va, y también puede indicar su tiempo de descanso para comer en caso de que trabaje en jornada partida. Debe estar firmado, y en el mismo hay que encontrar un hueco para poder apuntar los motivos de un día que se ha faltado o las horas extras. Se entregará al responsable de la empresa a final de mes para que se incluyan las horas extras en la nómina. Esto es rápido y barato, pero hay muchas posibilidades de que se traspapele o que al empleado se le olvide rellenarlo de manera adecuada. Además, ese papel siempre debe estar en el centro de trabajo, por lo que si un día un empleado trabaja fuera de las instalaciones, el registro no podrá realizarse (o tendrá que trasladarse allí con el único objeto de rellenar el apartado del día correspondiente).
– Una máquina instalada en el centro de trabajo. Cada vez que llega un empleado pasa su tarjeta o utiliza su huella digital para indicar que está en su puesto. Cuando se vaya repite la operación. Los registros quedan almacenados en la propia máquina y a final de mes el responsable los recoge para poder contabilizar las horas extras de los trabajadores. La ventaja de este método es que es más complicado que los trabajadores se olviden de fichar, pero tiene varios problemas. El primero, los costes de instalación y mantenimiento del aparato, así como de las tarjetas de cada empleado (si existieran). Otro problema es el mismo que el método anterior: los trabajadores deberán desplazarse al centro de trabajo para fichar la entrada y la salida, y tal vez no tuvieran necesidad de hacerlo.
– Una aplicación web que permita fichar a través de cualquier dispositivo conectado a Internet. Es la opción por la que están decantándose la mayoría de las empresas. Se trata de un software que permite fichar a través del ordenador o de una app instalada en los dispositivos móviles de los empleados. Incluso las hay que permiten hacerlo a través de la web. Por tanto, solo es necesaria una conexión a Internet para fichar, independientemente de donde se encuentre el empleado. Los costes son reducidos puesto que solo habría que abonar la cuota mensual de su uso. Un buen ejemplo de ello es la herramienta Fichar en el Trabajo.
¿Puede haber distintos métodos de registro dentro de la misma compañía?
Sí, por supuesto. Cada área de negocio o productiva puede considerar cuáles son las mejores formas para registrar las horas de trabajo de cada uno de los empleados. Pensemos en una fábrica con varias personas que trabajan en oficinas, otras en los transportes y otras visitando a clientes. Por un lado, tendríamos al personal que está en la cadena de producción. Su trabajo se desarrolla siempre en el mismo lugar, y no tienen un ordenador para cada uno. Una buena solución para ellos y para no tener que invertir en dispositivos sería la máquina (o una tablet con una app web instalada en las instalaciones). El personal de oficina podría fichar en la misma máquina o en la web cada uno desde su puesto. Los transportistas y comerciales, al no estar siempre en las instalaciones de la empresa, podrían llevar su control horario a través de una aplicación instalada en el dispositivo móvil que utilizan para trabajar.
Solicita información sobre Fichar en el Trabajo
Si después de lo que has leído consideras que una app móvil o web es la mejor opción para tu empresa, no dudes en contactar con el equipo comercial de Fichar en el Trabajo. Se trata de una solución con una interfaz realmente sencilla que te permitirá adecuarte a las normas establecidas en esta última reforma laboral sin ningún tipo de problema.
