Desde el pasado 12 de mayo es obligatorio que las empresas cuenten con un control horario de trabajo de sus empleados. Una norma que vino a modificar el Estatuto de los Trabajadores y que supone que las compañías deben registrar la hora a la que entra cada uno de los empleados cada día, así como a la que finaliza su jornada laboral. Esto ha supuesto que muchas deban implantar métodos para llevar ese control y se hayan puesto a debatir sobre cuál es la mejor opción para que sus trabajadores cumplan con esa obligación. ¿No te habías enterado aún? ¿Has leído algo sobre ella pero no te ha quedado claro en qué consiste? No te preocupes, porque en este artículo vamos a explicártela poco a poco y así podrás cumplir con ella sin ningún tipo de problema, ya seas el responsable de una empresa o un empleado.
12 de mayo, la fecha clave para comenzar con el control horario de trabajo
Aunque, efectivamente, la norma empezó a estar vigente el domingo 12 de mayo, el contol de fichajes ya llevaba copando las portadas de los periódicos y las noticias de radio y televisión durante un tiempo. Exactamente desde que la Ministra de Trabajo del Gobierno socialista de Pedro Sánchez, Magdalena Valerio, anunció esa obligación tras un Consejo de Ministros.
La norma de la que hablamos es el Real Decreto Ley 8/2019, un texto que reformó el Estatuto de los Trabajadores, concretamente el artículo 34, y que entraba en vigor 2 meses después de su publicación en el BOE el 12 de marzo de 2019. En el mismo se expresa la obligatoriedad de las empresas de ofrecer a los empleados una manera de realizar un registro de sus horas de entrada y salida diaria del trabajo. Ese registro debe conservarse durante 4 años para poder ser consultado por la Inspección de Trabajo, los funcionarios de la Seguridad Social, el propio trabajador o sus representantes. Todo ello con el objetivo de luchar contra la precariedad y la explotación laboral.
Esta norma había sido reclamada en numerosas ocasiones tanto por sindicados como por otros agentes sociales. Y es que según las estadísticas, muchos trabajadores trabajan más horas de las que figuran en sus contratos o bien son obligados a realizar horas extras que no aparecen reflejadas en ningún sitio. Con el control horario de los trabajadores se pretende acabar con estas prácticas y con otras relacionadas.
Por qué esta norma levanta tanta polémica
Si lleva hablándose tanto tiempo sobre la implantación de este control de presencia de los trabajadores no es porque sean una gran mayoría las empresas que realizan las prácticas de las que hablábamos en el punto anterior. El problema vino porque no se sabía muy bien cómo debería realizarse el registro, ya que la norma no daba respuestas que lo confirmasen.
Es necesario entender el momento en el que nació el Real Decreto Ley 8/2019. Con unas elecciones generales convocadas para el 28 de abril, con las vacaciones de Semana Santa muy cerca y con la disolución de las Cortes. Entre descanso, campaña electoral y otros actos relacionados, los agentes no tuvieron tiempo de explicar a los empresarios todas las claves de esa normativa. Y cuando quisieron darse cuenta, los dos meses para la implantación habían finalizado.
Además, también hay que entender el contexto actual de las empresas. Son muchos los empleados que trabajan con flexibilidad horaria, con reducciones de jornada o con teletrabajo para poder conciliar la vida laboral y familiar. También hay que tener en cuenta aquellos que desarrollan su trabajo lejos de las instalaciones de la empresa (que son muchos) y que solo tendrían que desplazarse allí para fichar en caso de tener que poner una máquina en la ubicación.
También hay que añadir que en la norma se especifica de manera clara que el método elegido para controlar el horario debería ser consensuado entre la patronal y los representantes de los trabajadores. Así se elige el método que más conviene a los intereses de ambas partes.
El control de fichaje según el RD 8/2019
¿Quieres leer un resumen de los puntos más importantes? Pues no te pierdas los párrafos que vienen a continuación.
Cuándo entra en vigor
Como ya te hemos explicado, fue publicada en el BOE el 12 de marzo de 2019. Y en el apartado 4 de la Disposición Final Sexta indica que el registro de jornada será de obligado cumplimiento a los 2 meses de dicha publicación. Así llegamos a la fecha clave del 12 de mayo.
Hay que tener en cuenta que las empresas tuvieron desde marzo para elegir el mejor método para cumplir con la norma, así como para negociar con los trabajadores y representantes de los mismos si ese método era el idóneo para la situación actual de la empresa. Pero, como ya te explicamos, las condiciones temporales jugaron a la contra y muchas compañías no llegaron a la fecha establecida de mayo con los deberes hechos.
El Ministerio de Trabajo (ahora en funciones) ha decidido entonces aplicar una moratoria de dos meses más (es decir, nos iríamos hasta el 12 de julio). Durante ese tiempo, las empresas que aún no registren el horario de los trabajadores no serán sancionadas. Eso sí, deben demostrar que se están llevando a cabo las negociaciones pertinentes para poder comenzar a hacerlo cuanto antes. En caso de que no haya acuerdo entre las partes, serán los responsables de la compañía los que establezcan el método definitivo.
Mas detalles sobre la moratoria de dos meses ”aqui”
El registro horario
En principio, la norma solo señala que:
1 – Las empresas deben poner los medios para que los trabajadores puedan registrar el horario de entrada y de salida. Eso son los mínimos, aunque muchas empresas han decidido que también van a incluir en ese registro las horas efectivas de trabajo. Es decir, los empleados también deberán señalar los descansos.
2 – Las empresas son las responsables de que se realice el registro horario. Deben velar por que cada trabajador haga el suyo de manera diaria, pero al final los responsables últimos son los propietarios o gerentes de la compañía.
3 – Los registros diarios de las jornadas laborales de los empleados deben archivarse durante los 4 años siguientes. Además, deben ser accesibles y estar a disposición del propio trabajador, de los representantes de los trabajadores y de los funcionarios públicos. Pueden ser requeridos en cualquier momento por inspectores de trabajo o por personal de la Seguridad Social.
4 – No cumplir con esta normativa supone una sanción grave para la empresa. Si lo traducimos a dinero, en grado mínimo la multa irá de los 626 euros a 1250 euros. En grado medio, de 1251 euros a 3125 euros. Y para las empresas reincidentes, es decir, que hayan incumplido la ley de manera reiterada, la multa irá desde los 3126 euros a los 6250 euros. En ningún caso será el trabajador el que deba abonar la multa, sino la empresa.
El método para el registro
Tal y como te explicábamos en el párrafo anterior, el RD 8/2019 solo explica la obligatoriedad del registro de las horas, que la empresa es responsable y que ese registro debe ser archivado durante 4 años. Pero no explica nada de sobre qué método ha de elegirse. Lo deja a libre elección de empresa y trabajadores, que deberán llegar a un consenso para implantar el que entiendan que es mejor para sus necesidades.
En la práctica estamos viendo que las empresas optan por 3 métodos principalmente:
– La hoja de papel. Es un cuadro en el que se incluyen los días del mes, una columna para el registro de entrada y otra para el registro de salida. Además, incluye un espacio para rellenar con los datos del trabajador y su firma, así como una zona en la que hacer anotaciones. Cada trabajador debe señalar cada día en una fila e indicar la hora a la que entró a trabajar y a la que se fue de su puesto de trabajo. Al finalizar el mes, deberá entregarse al responsable de departamento (o a administración, recursos humanos, contabilidad o quien se designe) para que puedan incluirse en la nómina las horas extras, así como ser archivada para poder cumplir con la norma que dice que debe permanecer durante 4 años allí. Los mayores problemas de este método se encuentran en el fallo humano, como son los olvidos, que el papel se manche o se pierda, o que no se entregue a tiempo al responsable.
– La máquina de fichar como las de antaño. Se trata de un aparato en el que cada empleado pasa una tarjeta individual o su propia huella dactilar tanto a la entrada como a la salida. El control de fichaje queda registrado en la propia máquina y el responsable designado debe recopilarlo para preparar las nóminas e incluir las horas extras. Ese informe se archivará para que pueda quedar a disposición de la administración o de los empleados los 4 años que señala la Ley. El problema de este método surge para las empresas que cuentan con trabajadores que no van por las instalaciones al empezar y finalizar la jornada laboral, ya que deberían desplazarse hasta allí para fichar.
– Una aplicación móvil que permita fichar desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Un gran ejemplo de esto es Fichar en el Trabajo. Cada empleado cuenta con un código que introduce bien en una url o bien en la app instalada en su dispositivo. Podrá hacerlo desde cualquier parte del mundo siempre y cuando tenga conexión a Internet.
Qué pasa con las horas extraordinarias
El nuevo texto no modifica el artículo 34.5 del Estatuto de los Trabajadores de España. Las empresas deberán facilitar a sus empleados una forma de registro para las horas extra tal y como se indica en dicho artículo.
Cómo funciona Fichar en el Trabajo
Todo el mundo entiende cómo funciona el registro de horas en una hoja de papel. Y estamos más que acostumbrados a pasar una tarjeta, por ejemplo para pagar en las tiendas o en el transporte público. Pero hay muchos que desconfían del tercer método de control de presencia del que hablábamos, la aplicación web. Por eso vamos a detenernos en explicar en qué consiste nuestra aplicación Fichar en el Trabajo.
Desarrollada para pymes y pequeñas empresas (las grandes pueden utilizarla también pero suelen tener desarrollos propios), esta aplicación permite a los gestores de las empresas contar con una herramienta exclusiva para llevar el registro de la jornada de sus empleados.
El primer paso es entrar en la web y dar de alta la empresa. A continuación, se accede al panel de gestión, dónde podrán crearse nuevos empleados y gestionar los registros de cada uno de ellos. El siguiente paso es dar de alta a cada trabajador con sus propios códigos personalizados.
A partir de ahí ya podrás utilizar la herramienta. Puedes instalar la aplicación en una tablet que dejes fija en las instalaciones (podemos recomendarte un modelo adecuado) o bien decirles a los que trabajan contigo que se la descarguen a su propio dispositivo móvil. También cabe la posibilidad de fichar vía web en un navegador. Tú solo tendrás que gestionar los registros y archivarlos para que puedan estar a disposición de todo aquel que los necesite.
Esta solución, además, no supondrá una alta inversión para tu empresa. El coste de la creación del panel de gerente es de 5 euros, y de cada empleado que añadas, 1 euro. El coste mensual es igual: 5 euros para la gestión y 1 euro por empleado que hayas dado de alta. Además, podrás gestionar tú mismo a los empleados, dándolos de alta o de baja según lo necesites. No gastarás ni un euro de más y podrás cumplir con todo lo que te hemos explicado que está señalado en el Real Decreto 8/2019.
Recuerda que ya deberías haber implementado alguna solución para llevar el control horario del trabajo de tus empleados. Así que no pierdas tiempo y ponte en contacto con nuestro departamento comercial para que te explique en detalle cómo va a ayudarte a cumplir la Ley nuestra herramienta.
