Las empresas tendrán un plazo para adaptarse a la ley de control horario

El pasado 12 de mayo entraba en vigor la ley de control horario. Esta medida del Gobierno en funciones de Pedro Sánchez se ha convertido en una de las que más discusión ha tenido dentro de la legislatura. Y es que las condiciones no están claras. Las empresas saben que deben facilitar los medios para cumplirla, que los registros han de guardarse durante un tiempo y que un funcionario podría pedirlos en caso de una revisión. Pero hay muchos sectores en los que no ha quedado muy claro cómo debería hacerse ese control ,¿cómo lo harán quienes no van a la oficina de manera regular porque viajan o tienen un contrato de teletrabajo? ¿Y si un trabajador acaba su jornada y quiere irse a su casa, debe volver a la oficina a fichar? Con todas estas controversias, el Gobierno ha decidido dar a las empresas un margen para poder adaptarse a esta ley de control horario de 2019, y elegir una plataforma que permita cumplirla con garantías, como la aplicación Fichar en el trabajo. Veamos sus condiciones.

Ley de control horario y empresas, ¿qué deben facilitar a sus trabajadores?

En realidad, la ley de control horario de los trabajadores de 2019 no es una normativa propiamente dicha, sino un decreto que viene a modificar un apartado del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. El Consejo de Ministros presidido por Pedro Sánchez (ahora en funciones) aprobó un real decreto ley que modificaba este artículo. Lo hizo en una fecha señalada, el 8 de marzo. Recordemos que en el Día Internacional de la Mujer también había convocada una huelga feminista.

Según esta ley de control horario las empresas deben facilitar un sistema a sus trabajadores para que puedan registrar sus horas tanto de entrada como de salida, así como los descansos o los días que se toman de baja o permiso. Esta es una medida, que según la ministra de Trabajo, Magdalena Valerio, llega tras numerosas peticiones por parte de los sindicatos y otros agentes sociales que quieren con ello acabar con la explotación laboral que se da en muchos negocios. Se cree que gracias a este control se evitará que los trabajadores hagan más horas de las que están estipuladas en sus contratos. Y si se hacen horas extras, deberán estar señaladas, pagadas y nunca deberán exceder a las que marca la ley para el plazo de una semana.

Durante dos meses desde la publicación en el BOE el 12 de marzo las empresas debían prepararse para desde el domingo 12 de mayo comenzar a aplicar la nueva normativa. Todos los sistemas de control horario deberían estar operativos y con todas las particularidades que marca la normativa. Pero las empresas no tenían ni idea de por dónde empezar.

Cuánto tiempo tienen las empresas para que las sanciones de la ley de control horario laboral sean efectivas

Tal y como te estamos contando, el real decreto ley que modifica el Estatuto de trabajadores a partir de la ley de control horario laboral fue publicado en el BOE para entrar en vigor dos meses después. Por tanto, todos los centros de trabajo deberían haber estado preparados para ello el pasado domingo 12 de mayo.

Recordemos que estos dos meses no han sido muy “normales”. Por un lado, en abril tuvo lugar la Semana Santa, un periodo vacacional en el que se para todo lo relacionado con la Administración. Pero, sin duda, lo más importante fueron las elecciones generales del 28 de abril. Las Cortes estaban disueltas. Sin Gobierno y con los partidos en campaña era muy difícil dar las directrices pertinentes para hacer cumplir algún tipo de normativa.

Es por ello por lo que se llegó a la fecha límite de entrada en vigor de la ley de control horario en España sin que muchas empresas estuvieran preparadas. Y tampoco tenían ningún tipo de organismo al que ir a consultar las dudas que les iban surgiendo durante la implantación del sistema elegido para que los trabajadores marcasen su hora de entrada y de salida.

El Gobierno ha decidido, por tanto, realizar una moratoria de dos meses y no aplicar sanciones durante ese tiempo a las empresas que aún no hayan puesto en marcha algún sistema de fichaje para conocer cuántas horas trabajan sus empleados cada día. Eso sí, deben cumplir unas condiciones:

– Poder demostrar que están negociando con los trabajadores la forma más idónea para el control horario.

– Si están preparando todo lo relativo a la protección de datos para que sus trabajadores cedan su huella digital para hacer el control.

– Si están estudiando qué herramienta sería la más adecuada mirando las características particulares de cada negocio, de cada puesto y de cada persona.

Por tanto, muchas empresas podrán respirar. Sobre todo aquellas de tamaño pequeño o medio que se dedican a actividades para las cuales el trabajador no tiene una sede fija. Estamos hablando de trabajadores de la limpieza, de albañiles, electricistas u operarios de mantenimiento de instalaciones que están ubicadas en casas o locales comerciales, entre otros. En este grupo también hay que incluir a los que por condiciones de conciliación de vida familiar y laboral se hayan acogido al teletrabajo o cuenten con jornadas en las que pueda desempeñar su trabajo fuera de la oficina. Todos estos negocios deberán realizar un debate más profundo que, por ejemplo, líneas de producción o establecimientos físicos en los que todos los trabajadores se encuentran en instalaciones propias de la empresa durante su jornada laboral.

Las sanciones son realmente cuantiosas en caso de no cumplir con la ley de control horario de España

Para asegurarse que todas las empresas cumplen con las obligaciones señaladas en el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, las sanciones que acarrea su incumplimiento son cuantiosas. Incluso podrían suponer un problema para la supervivencia de la compañía en caso de serle aplicadas.

Este real decreto ley también ha modificado la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social, la LISOS. Esto es porque ha incluido la falta de registro de los horarios de los trabajadores como una sanción grave. Y este hecho supone que las empresas que no hayan acatado lo acordado de aquí a dos meses podrían enfrentarse a multas que van desde 626 hasta 6250 euros. Esta cantidad estará determinada por los inspectores de trabajo que deberán estudiar los factores propios de la compañía, como la facturación, el tamaño o el tiempo que hayan estado sin tener ese control horario desde la entrada en vigor de la normativa.

Además, los redactores de esta ley también han querido dejar claro que del pago de esas sanciones ha de hacerse cargo la empresa y no el trabajador que no señale sus horarios. Es decir, en todo momento los responsables de las empresas deben velar porque todo el personal haga uso de los medios a su alcance para llevar a cabo el registro de horas de una manera estricta.

Algunas cuestiones que tener en cuenta sobre la ley de control horario de 2019

Vamos a explicar ahora, de forma breve, algunas de las particularidades de esta ley. Eso sí, es importante estar al tanto de las recomendaciones que vaya dando el Ministerio de Trabajo para adecuarse de manera expresa en todo momento.

En qué consiste el registro

En el registro de control horario de los trabajadores se especifica que en los archivos debe incluirse la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada de cada empleado como mínimo. Eso sí, la empresa es libre de pedir a los trabajadores que registren el trabajo efectivo durante ese tiempo (por ejemplo, si van a la zona de descanso para charlar con algún compañero). Además, las empresas deberán guardar durante cuatro años esos informes y tenerlos en todo momento a disposición de cada trabajador, de los representantes de sus representantes (los sindicatos), de la Seguridad Social y la Inspección de Trabajo.

Todos los trabajadores deben registrar la jornada

El texto no prevé ninguna excepción. Así que la empresa ha de buscar la solución perfecta que se adapte a las circunstancias particulares de cada uno según sus contratos (a tiempo completo o parcial), si es jornada partida o continua o si hay algún momento de dicha jornada que trabajen desde un lugar ajeno a las instalaciones propias.

Registro del trabajo efectivo

Hay empresas que han levantado la voz para consultar si solo se debe registrar la entrada y salida de la jornada, o si también ha de hacerse el llamado trabajo efectivo. Por ejemplo, que los tiempos de descanso de cada trabajador (para ir a tomar un café o ausentarse por otras causas de la oficina) también queden reflejados y no se incluyan dentro de las horas de trabajo.

La respuesta a esta cuestión está en que los legisladores entienden que el tiempo de trabajo efectivo es todo aquel en el que el trabajador está a disposición de los empresarios. Por tanto, si es un descanso, sí se puede señalar. Pero si se trata de un desplazamiento para ir a realizar un trabajo de una ubicación a otra, debe computarse como tiempo efectivo de trabajo y quedar registrado como tal.

La aplicación Fichar en el Trabajo, la solución perfecta para todo tipo de empresas

Como puedes observar, cada empresa y cada trabajador tiene unas condiciones especiales que le hace necesitar una solución adaptada. Entre las más destacadas podemos encontrar:

La máquina de fichar

Se realizaría la instalación del aparato en las propias instalaciones de la empresa. Se trata de la solución perfecta para aquellos trabajos en los que los empleados desarrollan toda su jornada laboral allí, como es el caso de una línea de producción, un establecimiento hotelero o un comercio de ciudad entre otros. Hay que contar con que va a tener el coste del aparato, así como el de la propia instalación o el mantenimiento del mismo. Además, dependiendo del método, también habría que invertir en tarjetas de plástico propias para cada empleado o hacer un registro de la huella dactilar cada vez que uno nuevo se incorpore a la compañía.

Una aplicación móvil

Esta app podría instalarse en los dispositivos de cada empleado de la empresa. El ordenador, en el caso de los que desarrollen su jornada en el mismo puesto, o en algún tipo de dispositivo móvil, como smartphone o tableta, para los que trabajan fuera de las instalaciones (comerciales o aquellos que estén realizando teletrabajo entre otros casos). Incluso podría encontrarse una solución que permitiera fichar a través de un código en una web, por lo que podría utilizarse cualquier aparato conectado a internet para llevar a cabo el control horario de la persona. Este tipo de soluciones no tienen instalación y sus costes se reducen a la cuota que haya que pagar por trabajar con ella.

Fichar en el Trabajo

Como has podido comprender después de todo lo que has leído hasta aquí, una app te permitirá cumplir con la ley de control de las jornadas actual y, además, será una buena manera de reducir costes. Nuestra solución, Fichar en el Trabajo, es una buena opción que tener en cuenta para todos aquellos que estén en la situación de buscar la mejor herramienta para cumplir con esta normativa.

Nosotros te aseguramos que con nuestra herramienta estarás cumpliendo con la ley del 8 de marzo de 2019 que vino a modificar el Estatuto de los Trabajadores de España. De manera inmediata tendrás a tu disposición la mejor opción para tu empresa, puesto que los trabajadores podrán fichar en las propias instalaciones, a través de su ordenador o incluso con un dispositivo móvil conectado a internet.

Infórmate sobre las buenas condiciones que te ofrecemos. Solo necesitarás crear una cuenta para poder empezar a trabajar con ella y cumplir con todo lo que te hemos explicado sobre la ley de control horario. Su interfaz es realmente sencilla de utilizar y podrás ir añadiendo empleados y perfiles nuevos según tu empresa vaya creciendo. Así que no te demores y ponte ya en contacto con nuestro equipo comercial para disfrutar de esta solución.

Ya es obligatorio fichar en el trabajo: ¿está tu empresa preparada?

Desde el pasado 12 de mayo de 2019, las empresas están obligadas por ley a facilitar a sus empleados un método para fichar en el trabajo. Se trata de una media que el Gobierno de Pedro Sánchez ha decidido implantar tras reuniones con sindicatos y otros agentes sociales, con el fin de evitar la explotación laboral y motivar que los trabajadores cobren las horas extras que les pertenezcan. A pesar de la controversia que suscitó dicha medida, lo cierto es que ya es una norma implantada. Fuentes ministeriales aseguran que habrá un periodo para que las empresas puedan consensuar con la plantilla la herramienta de control horario de los empleados que más interese a todos. No cumplir con la norma puede suponer sanciones importantes. En este post vamos a resumirte los puntos principales de esta Ley y, también, te hablaremos de una solución perfecta para tu empresa, la app Fichar en el Trabajo.

Un Real Decreto Ley que supone una pequeña reforma laboral

Cuando llegaron a la Moncloa, Pedro Sánchez y su gabinete tenían muy claro que una de las luchas del Gobierno sería la de evitar la explotación laboral. Para ello estuvieron trabajando junto con los agentes sociales en una medida que acabara con las horas extras no pagadas y encubiertas, y con la actividad de aquellos empresarios que no coticen por todo el tiempo que los empleados trabajan realmente.

Es por eso que, el 8 de marzo de 2019, la Ministra de Trabajo, Magdalena Valerio, anunciaba que el control de las horas de trabajo iba a ser efectivo a través del Real Decreto Ley 8/2019. Con su publicación en el BOE el 12 de marzo, quedaba establecida una reforma del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, por la cual los empresarios debían registrar los horarios de sus trabajadores de entrada y salida. Y no solo eso, sino que, además, debían archivar esos registros durante 4 años, estando siempre a disposición del propio trabajador, de los representantes del mismo y de los funcionarios de la Seguridad Social e Inspectores de Trabajo.

¿Qué puntos hay que tener en cuenta de esta Ley de control de personal y sus horarios?

Esta es una norma de obligado cumplimiento para todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño, de su objeto social o de la actividad laboral a la que se dediquen. Por ello, la mayoría de empresas han tenido dificultades para adaptarse a sus requerimientos: no todas las iniciativas tienen las mismas necesidades en ese sentido, ni todas pueden llevar ese control de la misma manera. Tanto es así que incluso el Gobierno aseguró que esperaría dos meses a partir del 12 de mayo antes de imponer sanciones a las compañías que no llevasen un registro de las jornadas, siempre y cuando pudieran demostrar que estaban buscando el mejor método según su naturaleza, y negociando con los representantes de los trabajadores.

A continuación te resumimos los puntos más importantes de esta Ley, que todos, tanto empresarios como trabajadores, debemos conocer.

Cómo es el control de horas de trabajo

La reforma laboral impulsada por el Gobierno en funciones supone un cambio en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. El Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, que lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, obliga a las empresas a garantizar el registro de la jornada de cada una de las personas que trabajan allí. El mismo debe incluirse la hora de entrada y la de salida. En ningún caso ésto debería suponer un perjuicio para aquellos empleados que gocen de flexibilidad horaria.

En el RD Ley 8/2019 se establece, además, que como mínimo el registro del control de horarios de los empleados debe incluir a qué hora comenzó su jornada y a la que finaliza. Pero esto no supone un problema para las empresas que también quieran registrar, con la misma herramienta, los descansos dentro de la jornada que tiene cada trabajador.

Un dato importante a tener en cuenta es que la empresa es la responsable de que se realice ese registro de manera diaria. Así, debe poner los medios oportunos para que los empleados registren su jornada, y velar para que así lo hagan.

Todos los informes han de archivarse durante 4 años. Durante ese tiempo, tanto el trabajador como el representante de los trabajadores, o los funcionarios públicos de la Seguridad Social y de la Inspección de Trabajo, deben tener acceso a ellos.

Todos los trabajadores deben hacer el registro

No importa el puesto ni la responsabilidad que tengan dentro de la empresa, ni tampoco la duración o la forma de contrato. Cualquier empleado de la misma debe llevar el control de las horas de trabajo tal y como señala la Ley. Y este es uno de los puntos más controvertidos, ya que hay muchos que no están en una ubicación determinada, siendo el registro de sus jornadas más complicado. A no ser, eso sí, que se cuente con una herramienta como Fichar en el Trabajo que permita hacerlo desde cualquier tipo de dispositivo siempre y cuando tenga una conexión a Internet activa.

Qué es lo que se registra

Fueron muchas las voces que desde el colectivoempresarial pedían registrar solo el tiempo efectivo de trabajo. Pongámonos en situación: una empleada de una empresa de limpieza que durante su jornada va trasladándose de una oficina a otra ¿qué horas debe registrar? Algunos decían que solo aquellas en las que estuviera haciendo su trabajo, limpiar, pero sin incluir las de los desplazamientos. En estos casos los legisladores han sido muy explícitos. Debe registrarse todo aquel tiempo en el que el trabajador esté a disposición de la empresa. Y el desplazamiento de la señora se incluye dentro de ese tiempo, pero no si se para a hacer la compra para su propia casa.

Los mecanismos para registrar las jornadas de trabajo

Esta es otra de las partes de la Ley que modifica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Y es que no hay un modelo único señalado, sino que las empresas deben tenerlo y pueden decidir cuál es el que mejor se adapta a sus protocolos, consensuándolo con los representantes de los trabajadores.

Precisamente, ese consenso que se debe alcanzar ha sido uno de los motivos por los que el Ministerio de Trabajo anunció que las empresas dispondrán de 2 meses antes de que se comience a sancionar a aquellas que no tengan registro de control de horarios. La empresa deberá demostrar que está hablando con los agentes y representantes para encontrar la mejor solución para que todos puedan cumplir con la normativa pero sin que haya perjuicio para los empleados. En caso de no llegar a un acuerdo, será la empresa la que decidirá, finalmente, la organización del control de las jornadas.

Las opciones para organizar el control de los horarios más allá del reloj para fichar

¿Recuerdas aquellos relojes que existían en las fábricas que marcaban el inicio y el final de la jornada laboral con un silbido? Es muy habitual, en las películas ambientadas en la revolución industrial de la primera mitad del siglo XIX, ver cómo los obreros llegaban a las fábricas, se ponían el mono de trabajo y pasaban su tarjeta por el reloj de fichar, un aparato que marcaba a través de una muesca su registro de entrada. A la salida, lo mismo.

Pues esta imagen seguirá siendo un recuerdo vivo porque las nuevas tecnologías ofrecen nuevos métodos para hacerlo, más adaptados a las necesidades de la empresa de hoy en día.

La Ley no indica si el registro ha de hacerse de forma manual (con un papel en el que el trabajador apunte la llegada y la salida, que firma y entrega a final de mes a sus superiores); de forma electrónica (un aparato con una tarjeta parecida a la que hablábamos y que registra las horas de entrada y salida); o digital (un fichaje a través de una aplicación que almacena los datos de registro online). Es por esto que las empresas pueden elegir el método que más les convenga. Entre ellos, destacamos:

– La hoja de papel que comentábamos anteriormente. Un folio con un cuadro en el que vienen reflejados los días del mes, la hora de entrada y la de salida. El propio empleado va registrando la hora en la que entra, a la que se va, y también puede indicar su tiempo de descanso para comer en caso de que trabaje en jornada partida. Debe estar firmado, y en el mismo hay que encontrar un hueco para poder apuntar los motivos de un día que se ha faltado o las horas extras. Se entregará al responsable de la empresa a final de mes para que se incluyan las horas extras en la nómina. Esto es rápido y barato, pero hay muchas posibilidades de que se traspapele o que al empleado se le olvide rellenarlo de manera adecuada. Además, ese papel siempre debe estar en el centro de trabajo, por lo que si un día un empleado trabaja fuera de las instalaciones, el registro no podrá realizarse (o tendrá que trasladarse allí con el único objeto de rellenar el apartado del día correspondiente).

– Una máquina instalada en el centro de trabajo. Cada vez que llega un empleado pasa su tarjeta o utiliza su huella digital para indicar que está en su puesto. Cuando se vaya repite la operación. Los registros quedan almacenados en la propia máquina y a final de mes el responsable los recoge para poder contabilizar las horas extras de los trabajadores. La ventaja de este método es que es más complicado que los trabajadores se olviden de fichar, pero tiene varios problemas. El primero, los costes de instalación y mantenimiento del aparato, así como de las tarjetas de cada empleado (si existieran). Otro problema es el mismo que el método anterior: los trabajadores deberán desplazarse al centro de trabajo para fichar la entrada y la salida, y tal vez no tuvieran necesidad de hacerlo.

– Una aplicación web que permita fichar a través de cualquier dispositivo conectado a Internet. Es la opción por la que están decantándose la mayoría de las empresas. Se trata de un software que permite fichar a través del ordenador o de una app instalada en los dispositivos móviles de los empleados. Incluso las hay que permiten hacerlo a través de la web. Por tanto, solo es necesaria una conexión a Internet para fichar, independientemente de donde se encuentre el empleado. Los costes son reducidos puesto que solo habría que abonar la cuota mensual de su uso. Un buen ejemplo de ello es la herramienta Fichar en el Trabajo.

¿Puede haber distintos métodos de registro dentro de la misma compañía?

Sí, por supuesto. Cada área de negocio o productiva puede considerar cuáles son las mejores formas para registrar las horas de trabajo de cada uno de los empleados. Pensemos en una fábrica con varias personas que trabajan en oficinas, otras en los transportes y otras visitando a clientes. Por un lado, tendríamos al personal que está en la cadena de producción. Su trabajo se desarrolla siempre en el mismo lugar, y no tienen un ordenador para cada uno. Una buena solución para ellos y para no tener que invertir en dispositivos sería la máquina (o una tablet con una app web instalada en las instalaciones). El personal de oficina podría fichar en la misma máquina o en la web cada uno desde su puesto. Los transportistas y comerciales, al no estar siempre en las instalaciones de la empresa, podrían llevar su control horario a través de una aplicación instalada en el dispositivo móvil que utilizan para trabajar.

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Si después de lo que has leído consideras que una app móvil o web es la mejor opción para tu empresa, no dudes en contactar con el equipo comercial de Fichar en el Trabajo. Se trata de una solución con una interfaz realmente sencilla que te permitirá adecuarte a las normas establecidas en esta última reforma laboral sin ningún tipo de problema.

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