Como suponemos que ya sabrás, porque ha copado las portadas de los periódicos durante las últimas semanas, desde el pasado 12 de mayo es obligatorio que las empresas ofrezcan a sus trabajadores un método para llevar el control de las horas durante las que están desempeñando su labor. Esta es una medida que se ha creado con el fin de evitar la precariedad y la explotación laboral. Las empresas han estado buscando el modelo ideal para realizar ese control de horas trabajadas por cada uno de los empleados de la empresa y cumplir con la ley de la manera más sencilla posible. En el texto de la norma no está explicado el método que debe utilizarse. Vamos a explicarte cuáles son los que han elegido las empresas.
Qué dice la Ley de control de horas trabajadas
Tal y como te explicamos en las primeras líneas de este artículo, el Gobierno ha realizado una pequeña reforma en el Estatuto de los Trabajadores a través del Real Decreto Ley 8/2019, del 8 de marzo (coincidiendo con el día de la Mujer y la huelga feminista que se había convocado en tal fecha). A partir de su publicación en el Boletín Oficial del Estado, el 12 de marzo, las empresas tuvieron 2 meses para buscar el sistema de control de horas de trabajo más adecuado y consensuarlo con los representantes de los trabajadores. Y el 12 de mayo, fecha límite para hacerlo, la Ley comenzó a funcionar.
Eso sí, por las circunstancias, y que muchas empresas no llegaron a un acuerdo con los trabajadores en el tiempo establecido, el Ministerio de Trabajo ha decidido prorrogar la entrada en vigor de las sanciones durante dos meses más. El 12 de julio comenzarán las inspecciones y todas aquellas empresas que no tengan un método definido y estén archivando las horas de trabajo de sus empleados se enfrentarán a sanciones que van desde los 626 euros a los 6250 euros dependiendo de la gravedad de la infracción.
Los métodos que han elegido las empresas para realizar el control de las horas de trabajo
En cuanto la Ley vio la luz las compañías comenzaron a buscar el método perfecto para poder gestionar y registrar las jornadas laborales de sus empleados. Y es que todo tipo de empresas, independientemente del sector de negocio, de su tamaño o del número de empleados que tengan, deben llevar ese registro. Esto incluye también a los trabajadores de dichas empresas, sin hacer distinción del tipo de contrato, si es a jornada completa o parcial o del cargo que ocupen dentro de la compañía.
A tener en cuenta
Además de los condicionantes que acabamos de explicarte (todas las empresas y todos los trabajadores) el registro de la jornada de trabajo, según la Ley, debe:
– Indicar como mínimo la hora en la que los trabajadores entran a su puesto y la hora a la que salen. Las empresas pueden además, dentro de su organización interna, utilizar estos métodos para indicar las horas de trabajo efectivas, los descansos o los permisos.
– Esos registros deben archivarse en la empresa durante un periodo de 4 años.
– Todo trabajador, así como los representantes legales, los funcionarios de la Seguridad Social o los de la Inspección de Trabajo tienen derecho a acceder a esos archivos de los registros de jornada y consultarlos en el momento que lo necesiten.
– En todo caso es la empresa la única responsable de que estos registros se realicen de manera diaria, correcta y que se archiven. Por tanto, tendrán que insistir a los trabajadores y recordarles hacer lo que hayan decidido para controlar sus horas de trabajo.
– Es importante que el método de fichaje que se elija cumpla con todos los requisitos que se señalan en las leyes de protección de datos nacionales así como en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea.
Los 3 métodos más utilizados
Como te decíamos cada empresa debe consensuar con los trabajadores el método que mejor les venga. Incluso podría darse el caso que dentro de una misma compañía cada puesto tuviera un método de fichaje distinto, aunque para la gran mayoría de las PYMES esto no es operativo. A continuación te explicamos las tres fórmulas más elegidas: la manual, la electrónica y la digital.
Manual: la plantilla hoja de control horario de trabajo
Es el método de control más básico pero al que se han sumado muchas pequeñas empresas por el coste cero de inversión. Simplemente deben facilitar una plantilla control horario a los trabajadores y son éstos los que deben rellenarla.
En la misma deben aparecer los datos del trabajador y unas columnas para rellenar. En las mismas debe aparecer el día del mes, la hora de entrada y la hora de salida. También debe incluirse un apartado para poder añadir algún apunte al respecto y la firma del trabajador. El último día del mes deberá ser entregado a quien la empresa haya designado (responsable de departamento, recursos humanos, administración o contabilidad por lo general) para que puedan incluirse las horas en la nómina y se archiven las hojas en el lugar correspondiente.
Como te decíamos, es el método más económico puesto que solo se necesita una la hoja de control horario de trabajo, un bolígrafo y la buena fe del trabajador en rellenarla a diario. Pero también tiene varios problemas, entre los que destacan que la hoja se puede perder o ensuciar, que el trabajador no lleve el registro de manera correcta y por ejemplo se salte un día, o que no se entiendan muy bien los textos que se han escrito. Además como la hoja ha de estar en todo momento en las instalaciones de la empresa, aquellos empleados que no desarrollen su labor en la misma tendrían que desplazarse a principio y final del día allí para rellenar la hoja, con el perjuicio que esto les supondría.
Electrónica: el reloj de fichar
¿Te das cuenta de las películas ambientadas en la primera mitad del siglo XX y en fábricas? Una máquina es la encargada de hacer un sonido que marca el comienzo de la jornada laboral, los descansos y el final. Hay toda una fila de trabajadores en esos momentos alrededor de la máquina para poder pasar sus tarjetas y así fichar su entrada y salida.
A lo largo de los años esto ha ido evolucionando. Primero la máquina hacía una muesca en la tarjeta, pero ahora al pasar cada empleado la suya propia, incluso su huella digital, queda un registro electrónico con todas las incidencias de la jornada. La hora de entrada, la de salida e incluso si se fue al médico, las vacaciones o a hacer una visita comercial.
Esta forma de control de horas de los trabajadores ya venía utilizándose de manera previa a la Ley por muchas empresas como un método para saber dónde se encontraban sus empleados en todo momento, el tiempo que dedicaban a los descansos, los permisos de los que habían disfrutado o incluso cuánto tardaban en realizar las visitas comerciales.
La novedad ahora es que las empresas tienen la obligación de guardar todos esos registros durante un periodo de al menos 4 años (y tal y como te explicábamos facilitárselos al trabajador, sus representantes o funcionarios de Trabajo o Seguridad Social si le son solicitados).
Esta forma de llevar el control de las horas trabajadas funciona, sobre todo, para las empresas que ya estaban utilizándola. Pero son muchas, sobre todo aquellas en las que cuentan con trabajadores fuera de las instalaciones (teletrabajo, transportistas o limpiadores por ejemplo) para los que no sería operativa en ningún caso ya que les obligaría a ir antes de comenzar a trabajar y antes de finalizar su jornada a fichar.
Además hay que sumar el coste que conlleva. A la compra de la máquina hay que añadir los costes de instalación, el mantenimiento y el de las tarjetas de cada empleado (o creación de la huella digital) entre otros.
Digital: fichando de manera online
Sin duda, es la forma de llevar un control de las horas de los trabajadores más sencilla y que mejor se adapta a todas las empresas, independientemente de su sector o de la forma en la que sus empleados desarrollan su trabajo. Cada uno de ellos tiene un código personal que debe introducir en la aplicación o en una web para fichar su entrada y salida. Dependiendo de la herramienta la gestión de estos registros será automática, ya que incluso podrán archivarse en una carpeta que se le indique a la aplicación en el momento que se desee.
Con el fichaje online desaparecen muchos de los problemas que habíamos comentado antes. El coste por lo general es muy ajustado y no requiere ningún tipo de mantenimiento. Además cada empleado podrá fichar allá donde se encuentre siempre y cuando tenga un dispositivo conectado a Internet, como un ordenador, un smartphone o una tableta.
Fichar en el Trabajo, la solución perfecta para pequeñas y medianas empresas
¿Eres autónomo y cuentas con trabajadores a tu cargo? ¿Tienes una pequeña empresa y aún no te has decidido por ningún método para llevar el control de horas de trabajo de tus empleados? Bien, pues muy atento ahora porque te vamos a dar la solución definitiva. Fichar en el Trabajo es la aplicación desarrollada única y exclusivamente para cubrir las necesidades de las PYMES para realizar los registros de jornada tal y como se marca en el Real Decreto Ley 8/2019 del que te hablábamos al principio del post. Una solución muy sencilla de utilizar, de rápida implantación y con un coste reducido para que no tengas que enfrentarte a sanciones de la administración por no cumplir con la nueva normativa.
Cómo funciona Fichar en el Trabajo
Para poder utilizar Fichar en el Trabajo solo tendrás que entrar en nuestra página web y darte de alta como empresa. Solo son 5 minutos y desde ese preciso momento podrás comenzar a gestionar el registro de horas de tus empleados.
El panel principal de nuestra aplicación, que llamamos panel gerente, podrás crear nuevos usuarios para cada uno de tus empleados. Recuerda que debes poner sus datos reales y rellenar todas las casillas que te pedimos para que el registro pueda ser válido para cumplir con la Ley. A cada uno de los trabajadores que des de alta se le asignará un código personal para que pueda señalar su horario de entrada y de salida.
Desde ese mismo panel el responsable podrá conocer a tiempo real si los trabajadores están en ese momento desempeñando sus labores o si ya han salido de la empresa. También podrá imprimir los informes en el momento que los necesite y así poder archivarlos en papel para guardarlos el tiempo que establece la Ley (4 años) y tenerlos a mano para que si los trabajadores, sus representantes o la Administración Pública se los requiere.
Con Fichar en el Trabajo los datos de los empleados están seguros, tal y como se establece en la normativa vigente.
Cómo fichan los empleados
Una vez que tienen creado su propio usuario (recuerda facilitárselo) los empleados sólo tendrán que fichar. Pueden hacerlo a través de la propia web desde su ordenadordel trabajo o de casa (si cumplen su jornada desde allí) así como descargarse la aplicación en sus dispositivos móviles. Pueden hacerlo tanto desde Google Play para Android o desde App Store para dispositivos iOS.
Cuánto cuesta utilizar esta aplicación
El coste es otro de los grandes atractivos de esta aplicación. Crear una cuenta de empresa que incluye el panel de gerente solo cuesta 5 euros. Y crear el perfil personal de cada empleado, 1 euro. Después cada mes el coste de la cuenta de empresa es de 5 euros y de cada empleado 1 euro más. Además para que pruebes nuestra aplicación y te des cuenta que es lo que necesitas te damos un periodo de prueba de 60 días completamente gratis.
Empieza a registrar jornadas con Fichar en el Trabajo
Evita tener problemas y enfrentarte a sanciones por no tener un método para el control de horas en tu empresa. Contacta ya con el equipo comercial de Fichar en el Trabajo y ellos te explicarán todo lo que necesites para confiar en nuestra herramienta.
